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Die Phase 1 – Projektabwägung beinhaltet folgende Punkte:

  1. Konkretisierung der Idee – Was genau ist das Ziel des Projektes (SMART)?
  2. Welche Ressourcen sind zur Zielerreichung notwendig, welche sind verfügbar?
  3. Bewertung der notwendigen Ressourcen und des Ertrages zur Entscheidungsfindung

Konkretisierung der Idee

Je klarer eine Idee ist, desto leichter ist es, ihr zu folgen.

Dieser Punkt ist der wohl wichtigste von allen, zieht sich durch das gesamte Projekt und wird oft unterschätzt. Eine Ungenauigkeit bei der Projektdefinition kann hohe Kosten verursachen und zugleich viel Engagement seitens der Beteiligten in die falsche Richtung laufen lassen.

Beispiel
Bei einem Vortrag zum Thema Projektmanagement im Bereich Nachhaltigkeit hat eine Teilnehmerin gesagt, dass sie das Wegwerfen von Essensresten in der Kantine stört. Sie würde das gerne ändern. Auf meine Frage hin, was genau ihre Projektidee ist, antwortete sie, die übrigen Lebensmittel zu verteilen, z.B. über die Organisation Bundesverband Deutsche Tafel e.V. Die Projektidee ist also die Umverteilung übrig gebliebener Lebensmittel. Alles, was von jetzt an in diesem Projekt passiert, konzentriert sich genau auf dieses Ziel.

Nun war meine Frage, ob es nicht besser wäre, ein Projekt zu starten, welches zum Ziel hat, das überhaupt keine Lebensmittel übrib bleiben und immer nur so viel gekocht und hergestellt wird, wie wirklich notwendig? Diese Idee fand die Teilnehmerin sogar noch besser. Beide Projekte haben das Thema Nachhaltigkeit zum Hintergrund, das Wegwerfen von Lebensmitteln soll verhindert werden. Doch das Projekt lässt mindestens 2 völlig unterschiedlichen Zielsetzungen zu, welche völlig unterschiedliche Herangehensweisen zur Folge haben.

Zwei Möglichkeiten der Zielsetzung

  1. Quantifizierbare Ziele nach SMART
  2. Emotionale Ziele

SMART steht für Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminierbar. So könnte ein Ziel sein, den Gewinn innerhalb von einem Jahr um 15% zu steigern. Oder die Anzahl der angemeldeten Vereinsmitglieder in einem Sportverein innerhalb von 3 Monaten um 20 zu erhöhen. Diese Ziele lassen sich leicht quantifizieren. Auch der Nutzen lässt sich leicht in Zahlen ausdrücken. Der höhere Gewinn ist der direkte Nutzen. Mit Hilfe der neu angemeldeten Mitglieder erhält der Verein eine genau bestimmbare Menge an Einkommen.

Bei emotionalen Zielen ist es wesentlich schwieriger, diese in Zahlen auszudrücken. Ein emotionales Ziel eines Projektes könnte es sein, eine Bürgerpolizei ins Leben zu rufen, welche die Sicherheit der Bürger erhöht. Den Nutzen der Sicherheit in eine Zahl auszudrücken ist nahezu unmöglich. Doch das Ziel ist emotional stark behaftet und kann dadurch viele Menschen aktivieren.

Notwendige Ressourcen

Um ein Projekt umzusetzen sind mehrere Arten von Ressourcen notwendig, beispielsweise

  • Finanzielle Ressourcen
  • Mitarbeiter
  • Lieferanten und Partner
  • Werkzeuge und Maschinen
  • Räumlichkeiten

Bei der Umsetzung von Projekten gibt es immer wieder Probleme, wenn die notwendigen Ressourcen vorher falsch eingeschätzt wurden. Daher ist die Erfahrung des Projektmanagers, bzw. Kalkulators entscheidend. Er muss mindestens grob einschätzen können, welche Ressourcen für die Durchführung des Projektes und das Erreichen der Ziele notwendig sind. Am besten geschieht dies mit einer aussagekräftigen Kalkulation und einer Übersicht über alle nicht-materiellen Ressourcen.

Ferner ist die Verbindung der Ressourcen wichtig. So bringt es nichts, einen scheinbar geeigneten Partner zu haben, wenn dieser nicht zuverlässig ist. Oder eine Maschine zu besitzen, welche dringend gewartet werden müsste oder an einem sehr entfernten Standort steht. Es muss also sowohl analysiert werden, welche Kosten entstehen, als auch, wie die Ressourcen miteinander verbunden sind und ob die Örtlichkeiten und Verfügbarkeiten passen.

Bewertung des Projektes

Bei quantifizierbaren Zielsetzung und Ressourcen ist es leicht, eine entscheidung zu treffen. Der Aufwand und der Ertrag werden ins Verhältnis gesetzt. Die Risiken und weiteren Chancen abgeschätzt. Der Entscheider erhält hiermit eine gute Grundlage um rationale Entscheidungen zu treffen.

Anders sieht dies aus, wenn es sich um emotionale Zielsetzungen und/oder auch Ressourcen handelt. Hierbei ist es hilfreich, Vergleichsfälle aufzuzeigen, die bereits umgesetzt wurden. Eine rein rationale Entscheidungsgrundlage gibt es nicht.